Starfsreglur stjórnar Mannréttindaskrifstofu Íslands
1. grein.
Skipan stjórnar.
Stjórn Mannréttindaskrifstofu Íslands, kt. 620794-2019, hér eftir nefnd MRSÍ, skipa fimm aðalmenn sem kosnir skulu á aðalfundi til eins árs í senn en formaður til tveggja ára í senn. Jafnframt eru kosnir tveir varamenn.
Stjórnarmenn geta hvenær sem er sagt störfum sínum lausum að undangenginni tilkynningu til stjórnar MRSÍ.
2. grein.
Hagsmunatengsl.
Stjórnarmenn og framkvæmdastjóri skulu greina stjórn MRSÍ frá hagsmunatengslum, hvort heldur persónulegum sem viðskiptalegum, sem valdið geta vanhæfi þeirra við störf stjórnarinnar og afgreiðslu tiltekinna mála.
Stjórnarmenn skulu halda starfsemi skrifstofunnar á öllum vettvangi í heiðri og blanda ekki saman persónulegum málefnum við málefni skrifstofunnar.
3. grein
Skipting starfa innan stjórnar.
Á fyrsta stjórnarfundi að loknum aðalfundi þar sem stjórnarkjör fer fram skal stjórn skipta með sér verkum, fyrir utan formann og varaformann sem kosnir eru á aðalfundi. Embættin innan stjórnar eru: ritari og gjaldkeri.
Formaður stjórnar er fremstur meðal jafningja og ber meginábyrgð á starfsemi stjórnar. Formaður skal stuðla að virkni í allri ákvarðanatöku hennar. Að auki skal formaður stjórnar m.a:
Tryggja að nýir stjórnarmenn fái upplýsingar og leiðsögn í starfsháttum stjórnarinnar, málefnum MRSÍ og helstu þáttum er varða stjórnun skrifstofunnar.
Tryggja að stjórnin fái í störfum sínum nákvæmar og skýrar upplýsingar og gögn til þess að hún geti sinnt störfum sínum.
Taka við tillögu að fundarefni, hugmyndum og skoðunum stjórnarmanna milli funda og koma þeim í farveg ásamt framkvæmdastjóra ef við á og þurfa þykir.
Útbúa dagskrá stjórnarfunda, í samráði við framkvæmdastjóra, sjá um boðun þeirra og stjórnun, þ.á m. boðun stjórnarfundar að beiðni stjórnarmanns.
Tryggja að stjórnin meti árlega störf sín og framkvæmdastjóra.
Taka frumkvæði að endurskoðun starfsreglna þessara.
4. grein.
Verksvið stjórnar.
Stjórn fer með æðsta vald í málefnum MRSÍ milli aðalfunda og ber meginábyrgð á starfsemi MRSÍ. Stjórnin skal annast um skipulag MRSÍ og sjá um að starfsemin sé jafnan í góðu horfi.
Stjórn skal hafa frumkvæði að mótun stefnu MRSÍ og hafa eftirlit með störfum framkvæmdastjóra og skrifstofu MRSÍ.
Stjórn skal hafa yfirumsjón með fjáröflun til rekstrar MRSÍ í samstarfi við framkvæmdastjóra og hafa eftirlit með vörslu og meðferð fjármuna.
Stjórn tekur ákvarðanir um öll mál er varða starfsemi MRSÍ í samræmi við samþykktir skrifstofunnar og stefnuskrá.
Stjórn gerir fulltrúaráði grein fyrir störfum sínum og ber undir það mikilvæg stefnumótandi mál.
Stjórn er heimilt að skipa tímabundið nefndir eða vinnuhópa um einstök málefni eða málaflokka og setja reglur um störf þeirra.
Stjórn tilnefnir í opinberar nefndir og ráð eftir atvikum. Stjórn gefur út skipunarbréf til fulltrúa í slíkum nefndum eða vinnuhópum, þar sem meðal annars koma fram starfsskyldur, skipunartími og umboð til nefndarstarfa.
Stjórnarmenn skulu kynna sér lög og reglur er gilda um frjáls félagasamtök og starfsemi skrifstofunnar og hafa skilning á hlutverki og ábyrgð sinni svo og stjórnar. Að auki skulu stjórnarmenn kynna sér Parísarviðmið Sameinuðu þjóðanna um sjálfstæðar, innlendar mannréttindastofnanir en þau eru lögð starfsemi skrifstofunnar til grundvallar.
Stjórnarmenn skulu taka sjálfstæðar ákvarðanir í hverju máli fyrir sig með hag MRSÍ að leiðarljósi.
Stjórnarmenn skulu hafa skilning á markmiðum og verkefnum MRSÍ og hvernig þeir eigi að haga störfum sínum til að stuðla að því að markmið þessi náist.
Stjórnarmenn skulu óska eftir við formann og framkvæmdastjóra og kynna sér öll gögn og upplýsingar sem þeir telja sig þurfa til að hafa fullan skilning á rekstri skrifstofunnar og til að taka upplýstar ákvarðanir.
Stjórnarmenn skulu tryggja að ákvörðunum stjórnar sé framfylgt svo og að jafnan sé gætt að lögum og reglum í rekstri skrifstofunnar.
Stjórnarmenn skulu stuðla að góðum starfsanda innan stjórnar.
Meirihluti stjórnar ritar firma skrifstofunnar. Framkvæmdastjóri hefur prókúru skrifstofunnar og gjaldkeri skal hafa skoðunaraðgang að reikningum skrifstofunnar í netbanka.
Stjórn tekur ákvarðanir í öllum málum sem telja verður óvenjuleg eða mikilsháttar en ber að leggja mikilvæg og stefnumótandi mál undir fulltrúaráð. Stjórn getur þó veitt framkvæmdastjóra heimild til afgreiðslu slíkra mála. Eins getur framkvæmdastjóri afgreitt slíkt mál ef ekki er unnt að bíða ákvörðunar stjórnar án verulegs óhagræðis fyrir starfsemi skrifstofunnar. Í þeim tilvikum skal framkvæmdastjóri tafarlaust tilkynna stjórn MRSÍ um afgreiðslu málsins.
Stjórn getur í sérstökum tilvikum falið einstökum stjórnarmönnum, einum eða fleirum, tiltekin mál til athugunar og undirbúnings fyrir afgreiðslu á stjórnarfundi.
Stjórn skal meta með reglubundnum hætti störf sín, verklag og starfshætti, framgang skrifstofunnar og frammistöðu framkvæmdastjóra. Slíkt árangursmat felur m.a. í sér að stjórnin leggi mat á styrkleika og veikleika í störfum sínum og verklagi og hugi að þeim hlutum sem hún telur að betur megi fara.
Umsagnir og ályktanir eru lagðar til samþykktar stjórnar í tölvupósti og teljast samþykktar þegar þrír af fimm stjórnarmönnum hafa gefið samþykki sitt nema stjórnarmaður hafi óskað eftir stjórnfundi um málið.
5. grein.
Verksvið framkvæmdastjóra.
Framkvæmdastjóri, í umboði stjórnar, ber ábyrgð á daglegum rekstri skrifstofu MRSÍ og sér um að stefnu, sem aðalfundur og stjórn marka, sé framfylgt.
Framkvæmdastjóri getur komið fram fyrir hönd skrifstofunnar í þeim málum sem eru innan verksviðs hennar samkvæmt starfslýsingu. Framkvæmdastjóri getur ekki gert ráðstafanir sem eru óvenjulegar eða mikils háttar, svo sem að kaupa, selja eða veðsetja eignir MRSÍ, taka eignir á leigu eða segja upp leigusamningi, nema samkvæmt sérstakri heimild frá stjórn.
Framkvæmdastjóri ræður starfsfólk skrifstofunnar í samráði við stjórn.
Framkvæmdastjóri getur, með samþykki stjórnar, gert tímabundna starfssamninga við ýmsa aðila um tiltekna þætti í starfi MRSÍ, hvort heldur er félagasamtök, opinberar stofnanir eða aðra sem láta sig sérstaklega varða viðfangsefni samtakanna.
Framkvæmdastjóri skal sjá um að bókhald MRSÍ sé fært í samræmi við lög og venjur og að meðferð eigna skrifstofunnar sé með tryggilegum hætti.
Framkvæmdastjóri skal koma á framfæri við endurskoðanda þeim upplýsingum og gögnum sem hafa þýðingu vegna endurskoðunar og veita endurskoðanda þær upplýsingar, gögn, aðstöðu og aðstoð sem endurskoðandi telur nauðsynlega vegna starfs síns.
Framkvæmdastjóri skal ávallt starfa af heilindum með hagsmuni MRSÍ að leiðarljósi.
Framkvæmdastjóri skal gæta þess að fara ekki út fyrir þann ramma sem afmarkaður er í rekstrar- og fjárhagsáætlun MRSÍ fyrir hvert reikningsár nema með sérstöku samþykki stjórnar.
6. grein.
Fyrirsvar stjórnar
Formaður stjórnar er málsvari hennar og kemur fram fyrir hennar hönd varðandi málefni út á við fyrir hönd MRSÍ í samráði við stjórn og í samræmi við hefðir innan skrifstofunnar og eðli máls.
Formaður stjórnar kemur fram fyrir hönd stjórnar gagnvart framkvæmdastjóra.
7. grein.
Boðun funda o.fl.
Stjórn skal að lágmarki funda sex sinnum á ári. Stjórnarformaður boðar til stjórnarfundar með minnst viku fyrirvara og skal með fundarboði senda út dagskrá fundar. Óskum stjórnarmanna um málefni funda skal komið til formanns stjórnar.
Stjórnarfund skal boða ef stjórnarmaður óskar og skal hann haldinn innan fimm daga frá því að ósk þess efnis er sett fram. Stjórnarfundur er löglegur ef meirihluti stjórnarfulltrúa sækir fund, þ.á.m. með rafrænni þátttöku.
Fundarboð skal vera í tölvupósti. Skrifleg fundargögn um einstök málefni á dagskrá skulu ef kostur er að jafnaði send stjórnarmönnum minnst 3 dögum fyrir fundinn, nema formaður ákveði annað. Formaður getur ákveðið að skriflegum fundargögnum verði fyrst dreift á fundi og þeim skilað í lok fundarins.
Á reglulegum stjórnarfundum skal að jafnaði taka fyrir eftirfarandi mál:
- Fundargerð síðasta fundar.
- Skýrslu framkvæmdastjóra um starfsemi MRSÍ og fjárhag.
- Fylgja eftir framkvæmd ákvarðana sem teknar hafa verið á stjórnarfundum.
8. grein.
Ákvörðunarvald, atkvæðagreiðslur o.fl.
Stjórn er ákvörðunarbær þegar meirihluti stjórnarmanna sækir fund enda hafi fundurinn verið boðaður í samræmi við 7. gr. starfsreglna þessara. Mikilvæga ákvörðun má þó ekki taka án þess að allir stjórnarmenn hafi haft tök á því að fjalla um málið, sé þess kostur.
Formaður stjórnar stýrir fundum og varaformaður í forföllum hans. Einfaldur meirihluti atkvæða ræður úrslitum á stjórnarfundum í öllum málum. Atkvæði formanns ræður úrslitum ef atkvæði eru jöfn.
Nú telur formaður ekki stætt á því vegna sérstakra aðstæðna að bíða þess að haldinn verði stjórnarfundur og getur hann þá tekið ákvörðun um rafrænan fund stjórnar eða að málefnið verði kynnt stjórnarmönnum skriflega með tölvupósti eða símleiðis og haldin verði atkvæðagreiðsla meðal stjórnarmanna á rafrænum fundi.
Stjórnarmenn eru einungis bundnir af sannfæringu sinni, en ekki fyrirmælum þeirra sem hafa kosið þá. Mál skulu almennt ekki borin upp til ákvörðunar á stjórnarfundum nema því aðeins að stjórnarmenn hafi fengið gögn málsins eða fullnægjandi upplýsingar um það fyrir fundinn og haft tíma til að kynna sér efni þeirra.
Mál til ákvörðunar skulu almennt lögð fyrir stjórn skriflega. Séu mál lögð fram á stjórnarfundi til kynningar getur slík kynning verið munnleg.
9. grein.
Fundargerðir og fundargerðarbók
Formaður stjórnar skal sjá til þess að gerð sé fundargerð um það sem gerist á stjórnarfundum og um ákvarðanir stjórnar.
Í fundargerð skal skrá eftirfarandi:
- Hvar og hvenær fundurinn er haldinn.
- Hverjir sitja fundinn og hver stýrir honum.
- Dagskrá fundarins.
- Stutta skýrslu um umræður á fundum og hvaða ákvarðanir hafa verið teknar.
- Hvenær og hvar næsti stjórnarfundur verður haldinn, ef við á.
- Hver ritað hafi fundargerðina.
Stjórnarmaður, sem ekki er sammála ákvörðun stjórnar, á rétt á að fá sérálit sitt skráð í fundargerð.
Fundargerð hvers fundar fer fyrir stjórn á neti til yfirlits og er síðan undirrituð á næsta fundi. Fundargerðir skulu geymdar á opnu drifi aðgengilegar stjórnarmönnum.
10. grein.
Þagnar- og trúnaðarskylda
Á stjórnarmönnum hvílir þagnarskylda um hagi starfsmanna og önnur atriði sem þeir fá vitneskju um í starfi sínu sem stjórnarmenn og leynt skulu fara samkvæmt ákvörðun stjórnar, samþykktum MRSÍ, lögum eða eðli máls, nema um sé að ræða málefni sem stjórn ákveður að gera opinber eða slíkt leiðir af ákvæðum laga og reglna er gilda um frjáls félagasamtök eða samþykktum MRSÍ. Þagnarskylda helst þótt látið sé af starfi.
Ef stjórnarmaður brýtur gegn skyldu sínum eða rýfur að öðru leyti trúnað sem honum er sýndur, skal stjórn fjalla um málið og getur ákveðið að boða til fulltrúaráðsfundar sem ákveður hvort kjósa skuli nýjan stjórnarmann. Viðkomandi stjórnarmaður sem talinn er brotlegur er vanhæfur til að fjalla um hvort boðað verði til fulltrúaráðsfundar en skal gefinn kostur á að tjá sig um ásakanirnar áður.
Stjórnarmaður skal varðveita öll gögn með tryggilegum hætti, sem hann fær afhent til að gegna starfa sínum sem stjórnarmaður.
Stjórnarmenn, aðrir en formaður, skulu almennt ekki tjá sig við fjölmiðla eða snúa sér til almennings varðandi málefni MRSÍ, nema að fengnu samþykki stjórnar.
11. grein.
Vanhæfi
Skylt er stjórnarmanni og framkvæmdastjóra að upplýsa án tafar um atvik eða aðstæður sem gætu valdið vanhæfi hans við samningsgerð eða meðferð mála. Stjórnarmaður metur eigið hæfi en stjórn ákveðir hvort vanhæfi er fyrir hendi.
Leggja skal fyrir stjórn til staðfestingar (eða synjunar) alla samninga sem stjórnarmaður og/eða framkvæmdastjóri kunna að gera við MRSÍ og samninga milli MRSÍ og þriðja manns ef stjórnarmaður og/eða framkvæmdastjóri hafa verulega hagsmuni af slíkum samningum og þeir hagsmunir kunna að fara í bága við hagsmuni skrifstofunnar.
Ef ákvarðanir stjórnar varða málefni einstakra stjórnarmanna eða framkvæmdastjóra er rétt að viðkomandi víki af fundi meðan stjórn tekur afstöðu til slíkra málefna.
12. grein.
Upplýsingagjöf
Framkvæmdastjóri skal á hverjum stjórnarfundi gera stjórn grein fyrir starfsemi MRSÍ frá síðasta fundi stjórnar í stórum dráttum.
Stjórn getur á fundum krafið framkvæmdastjóra og aðra helstu starfsmenn MRSÍ um upplýsingar og gögn sem stjórn eru nauðsynleg til að stjórnarmenn geti sinnt verkefnum sínum.
Upplýsingar frá framkvæmdastjóra til stjórnar þurfa að vera á því formi og af þeim gæðum sem stjórn ákveður. Stjórn skal skilgreina hvaða upplýsinga er óskað eftir með reglubundnum hætti. Upplýsingar og gögn skulu vera aðgengileg stjórnarmönnum tímanlega fyrir stjórnarfundi, og á milli þeirra, og skulu allir stjórnarmenn fá sömu upplýsingarnar. Upplýsingar skulu vera eins uppfærðar og nákvæmar og unnt er hverju sinni.
Skýrsla stjórnar skal fylgja ársreikningi ár hvert.
Formaður stjórnar skal gæta þess að fyrirtækjaskrá, ársreikningaskrá, skattyfirvöldum og öðrum stjórnvöldum séu sendar lögboðnar tilkynningar og framtöl.
13. grein.
Undirritun ársreiknings o.fl.
Ársreikningur MRSÍ skal lagður fyrir stjórn til afgreiðslu og skal stjórn ásamt framkvæmdastjóra undirrita ársreikninginn. Telji stjórnarmaður eða framkvæmdastjóri að ekki beri að samþykkja ársreikninginn, eða hann hefur mótbárur fram að færa sem hann telur rétt að fulltrúaráð/aðildarfélög fái vitneskju um, skal hann gera grein fyrir því í áritun sinni.
14. grein.
Frekari reglur um störf stjórnar
Stjórnarmenn skulu kynna sér og vera bundnir af ákvæðum laga og reglna er gilda um frjáls félagasamtök og sérstökum reglum MRSÍ um meðferð trúnaðarupplýsinga.
15. grein.
Breytingar á starfsreglum stjórnar
Einungis stjórn getur gert breytingar á starfsreglum þessum. Til breytinga á starfsreglunum þarf samþykki einfalds meirihluta stjórnar. Æskilegt er að starfsreglur þessar séu yfirfarnar a.m.k. árlega.
16. grein.
Varsla og meðferð starfsreglna
Frumrit starfsreglna þessara, með áorðnum breytingum ef við á, skal jafnan geyma með fyrstu fundargerð stjórnarfundar eftir aðalfund. Bóka skal í fundargerð að stjórnarmenn hafi lesið og samþykkt þessar reglur.
Nýkjörin stjórn skal setja sér starfsreglur eða staðfesta að nýju starfsreglur fráfarandi stjórnar með undiritun sinni.
Stjórnarmönnum, framkvæmdastjóra og endurskoðendum MRSÍ skal afhent eintak af starfsreglum og samþykktum MRSÍ sem í gildi eru á hverjum tíma.