Persónuverndarstefna Mannréttindaskrifstofu Íslands
Persónuverndarstefna þessi er sett í samræmi við ákvæði laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsingar nr. 90/2018 sem tóku gildi 15. júlí 2018. Meðferð persónuupplýsinga getur varðað friðhelgi einkalífs sem varin er af 8. gr. Mannréttindasáttmála Evrópu.
Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um einstakling sem gera kleift að persónurgeina hann og tengjast honum beint eða óbeint. Ekki er átt við nafnlaus gögn, en það eru upplýsingar sem persónugreinandi gögn hafa verið fjarlægð úr. Upplýsingar sem kunna að vera persónugreinalegar skuldbindur Mannréttindaskrifstofa Íslands sig til þess að varðveita á öruggan og tryggan hátt.
Hvaða upplýsingar geymir Mannréttindaskrifstofa Íslands?
Nöfn og netföng aðalmanna og varamanna í stjórn.
Netföngin eru vistuð í tölvu framkvæmdastýru og hefur hún aðgang að henni ásamt starfsmanni skrifstofunnar. Skrifstofan sendir netfanga- og nafnaskrána aldrei með tölvupósti né fjölfaldar hana að nokkru leyti. Skjalið er aðeins vistað í einni tölvu og í einu öryggisafriti sem varðveitt er á Dropbox afritunarþjónustunni sem starfsmenn skrifstofunnar hafa aðgang að. Hér er persónuverndarstefna Dropbox: https://aem.dropbox.com/cms/content/dam/dropbox/www/en-us/security/privacy_data_protection_whitepaper_04-2020.pdf.
Einu sinni á ári er tölvupóstur sendur út til þess að boða aðalfund skv. netfangaskránni og a.m.k. annar fundur fulltrúaráðs er haldinn árlega. Aðalfundir eru boðaðir í samræmi við 4. gr. samþykkta skrifstofunnar sem kveður á um að boðað skuli til aðalfunda með minnst viku fyrirvara. Samþykktirnar eru birtar á heimasíðu skrifstofunnar.
Póstlisti
Vefpóstþjónustan MailChimp heldur utan um póstlista Mannréttindaskrifstofu Íslands.
Árið 2019 tók skrifstofan í notkun vefpóstþjónustuna MailChimp sem heldur utan um póstlista MRSÍ og sendir þeim aðilum sem hafa samþykkt af fá tölvupóst frá skrifstofunni fréttabréf hennar. Starfsfólk skrifstofunnar hefur aðgang að þjónustu MailChimp. Hér er persónuverndarstefna MailChimp: https://mailchimp.com/legal/privacy/.
Hægt er að skrá sig af póstlista Mannréttindaskrifstofu Íslands hvenær sem er með því að smella á krækjuna sem býður upp á afskráningu neðst í hverjum tölvupósti sem sendur er út á póstlistann eða með því að senda beiðni um afskráningu í tölvupósti á netfangið info@humanrights.is.
Vefur
Vefsíða Mannréttindaskrifstofu Íslands er hýst af vefumsjónarkerfinu Stefna. Í stjórnborði vefumsjónarkerfisins er hægt að nálgast ýmsar upplýsingar sem safnað er saman svo sem hvaðan og hvenær heimsóknir á vefinn koma, hvaða krækjur eru skoðaðar og hve lengi heimsókn á vefinn varir. Þessar upplýsingar eru ekki persónugreinanlegar og hefur starfsfólk skrifstofunnar einvörðungu aðgang að þeim. Hér má nálgast persónuverndarstefnu Stefnu: https://www.stefna.is/is/um-okkur/personuverndarstefna
Aðeins framkvæmdastýra og starfsfólk Mannréttindaskrifstofu Íslands hafa aðgang að þessum upplýsingum.
Vefur Mannréttindaskrifstofu Íslands notar vafrakökur (e. cookies) og þegar gestir á vefnum smella á „Ég samþykki“ eru þeir að leyfa skrifstofunni að nota vafrakökur. Stefna nýtir sér þessar vafrakökur til að greina umferð um vefinn. Vafrakökur eru litlar textaskrár, nokkurs konar fótspor sem vistast í tölvu eða snjalltækjum gesta. Í flestum vöfrum er hægt að breyta öryggisstillingum svo þeir taki ekki á móti kökum. Einnig er auðvelt að eyða vafrakökum. Hér eru leiðbeiningar til að eyða vafrakökum á Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari, Microsoft Edge og Opera vöfrunum.
Lögfræðiráðgjöf til innflytjenda
Mannréttindaskrifstofa Íslands hefur með höndum lögfræðiráðgjöf til innflytjenda samkvæmt samningi við velferðarráðuneytið. Tekur skrifstofan við tímapöntunum í síma og tölvupósti og skráir í google sheets skjal sem framkvæmdastýra og starfsfólk skrifstofunnar hafa aðgang að. Í bókunarkerfið eru alla jafna einungis skráð fornöfn og símanúmer viðkomandi. Viðtölin eru síðan skráð á eyðublöð sem innihalda nánari lýsingu á erindi en eru ópersónugreinanleg, þ.e. engin nöfn eða þjóðerni eru skráð, aðeins kyn, aldur á 10 ára aldursbili, þ.e. 20-29 ára, 30-39 ára o.s.frv.
Eftir að unnin hefur verið árleg skýrsla um viðtöl til velferðarráðuneytis er skráningarskjali viðkomandi árs í google docs eytt.
Hvar get ég séð upplýsingar mínar hjá Mannréttindaskrifstofu Íslands?
Hægt er að senda fyrirspurn í tölvupósti á netfangið info@humanrights.is og við látum þig vita hvort einhverjar upplýsingar séu til skráðar um þig í gagnagrunni skrifstofunnar. Við kappkostum að svara þessum beiðnum sem fyrst. Til að auðvelda úrvinnslu biðjum við þig um að merkja tölvupóstinn í efnislínu „Mínar upplýsingar hjá Mannréttindaskrifstofu Íslands“.
Deilir Mannréttindaskrifstofa Íslands persónugreinanlegum upplýsingum?
Nei, aldrei.
Úrvinnsla og tölfræði
Í ársskýrslu Mannréttindaskrifstofu Íslands eru nöfn stjórnarmanna og frá hvaða aðildarfélögum þeir koma. Að öðru leyti er einungis að finna ópersónugreinanlegar upplýsingar um aðra en framkvæmdastýru og starfsfólk skrifstofunnar og þá eingöngu í tengslum við verkefni hennar.
Ýmsir einstaklingar leita til Mannréttindaskrifstofu Íslands eftir upplýsingum og ráðgjöf og áskilur skrifstofan sér rétt til að nýta þær ópersónugreinanlegu upplýsingar sem þar safnast til að útbúa tölfræðilegar samantektir sem notaðar eru í þeim tilgangi að greina hugsanleg mannréttindabrot og til hverra úrbóta sem er þörf. Nöfn þessara einstaklinga eru hvergi skráð og heldur ekki aðrar upplýsingar sem kynnu að varða þá beint eða óbeint og rekja mætti til þeirra.
Upplýsingum sem safnað er um heimsóknir á vef skrifstofunnar eru ekki persónugreinanlegar.
Breytingar
Mannréttindaskrifstofa Íslands áskilur sér þann rétt að breyta persónuverndarstefnu sinni, en tryggja að nýjasta stefnan sé ávallt aðgengileg á vef skrifstofunnar, http://humanrights.is.
Hafið samband
Ef þið hafið einhverjar spurningar um þessa persónuverndarstefnu, hafið samband á netfangið info@humanrights.is. Til að auðvelda úrvinnslu biðjum við þig um að merkja tölvupóstinn í efnislínu „Upplýsingar um persónuverndarstefnu Mannréttindaskrifstofu Íslands“
Samþykkt á fundi stjórnar Mannréttindaskrifstofu Íslands 4. júní 2020.